Khi bán hàng hóa, dịch vụ, một trong những công việc cần thiết và bắt buộc đó là lập hóa đơn cho khách hàng. Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và chỉ được dùng để xem xét trừ thuế thu nhập doanh nghiệp khi tuân thủ đầy đủ các yêu cầu, nguyên tắc theo quy định. Sau đây Việt Luật cung cấp cho quý doanh nghiệp các nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ. Khi tạo lập hóa đơn, doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
1. Chỉ lập hóa đơn hợp pháp
Doanh nghiệp chỉ được phép lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn hợp pháp của doanh nghiệp, nghĩa là các hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về mẫu mã, nội dung theo quy định của cơ quan thuế. Không được tẩy xóa, sửa chữa hóa đơn và phải đảm bảo tính hợp pháp trong suốt quá trình sử dụng.
2. Phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
- Doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp như:
- Dùng hàng hóa, dịch vụ để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu.
- Dùng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ trong quá trình sản xuất).
- Nội dung trên hóa đơn phải phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa, phải sử dụng mực không phai và không dùng mực đỏ. Chữ số và chữ viết trên hóa đơn phải liên tục, không ngắt quãng và không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn. Nếu có phần trống trên hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in, không cần phải gạch chéo.
3. Hóa đơn được lập thành nhiều liên
Hóa đơn có thể được lập thành nhiều liên, nhưng các thông tin trên các liên hóa đơn phải đồng nhất và thống nhất với nhau. Đối với các loại hóa đơn như vé vận tải, hóa đơn tiền điện, nước, các loại hóa đơn thu phí, có thể thay thế liên đầu tiên bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Mỗi số hóa đơn giao cho khách hàng sẽ được thể hiện trên một dòng trong bảng kê.
4. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục
Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn. Nếu doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm sử dụng cùng một loại hóa đơn, doanh nghiệp cần có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị, cơ sở, đảm bảo thứ tự hóa đơn từ nhỏ đến lớn là liên tục. Trường hợp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc đơn vị ủy nhiệm sử dụng hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có quyết định cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên hóa đơn của các cơ sở nhưng vẫn phải đảm bảo thứ tự liên tục.
5. Thông tin trên hóa đơn cần tuân thủ các tiêu thức sau
Ngày tháng năm lập hóa đơn:
- Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung ứng dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ, ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Thông tin về người bán và người mua:
- Doanh nghiệp bán hàng phải ghi đúng mã số thuế của người mua và người bán. Nếu đơn vị trực thuộc là nơi bán hàng, thì phải ghi mã số thuế của đơn vị đó, nếu không thì ghi mã số thuế của doanh nghiệp.
- Tên và địa chỉ của người bán, người mua phải ghi đầy đủ. Trường hợp viết tắt, phải đảm bảo xác định đúng người bán, người mua.
Lưu ý : Khi bán hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không bắt buộc phải lập hóa đơn, trừ khi người mua yêu cầu hóa đơn. Tuy nhiên, khi bán hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mà người mua không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền:
Ghi rõ theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra và gạch chéo phần bỏ trống nếu có. Nếu hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in, không cần phải gạch chéo phần trống trên hóa đơn.
Chữ ký và đóng dấu:
Người bán phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu doanh nghiệp vào hóa đơn. Người mua cũng phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn, trừ các trường hợp như mua hàng qua điện thoại, mạng, FAX hoặc bán hàng hóa ra nước ngoài. Trong các trường hợp này, cần ghi rõ là mua qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Đồng tiền ghi trên hóa đơn:
Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam. Tuy nhiên, trong trường hợp giao dịch bằng ngoại tệ, số tiền thanh toán phải ghi bằng ngoại tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt. Ngoài ra, tỷ giá ngoại tệ phải ghi theo tỷ giá giao dịch bình quân của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm lập hóa đơn.
Xử lý hóa đơn khi có sai sót
Nếu phát hiện có thông tin sai sót trên hóa đơn, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo quy định của pháp luật. Không được phép tự ý sửa chữa hoặc hủy bỏ hóa đơn đã phát hành mà không tuân thủ quy trình điều chỉnh hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ là nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và tránh những rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần ghi nhận và tuân thủ các nguyên tắc trên khi lập hóa đơn.
Để việc điều hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng, hãy đến với Ha&Co, chúng tôi cung cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói đảm bảo uy tín- chất lượng, giúp công việc xử lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!!
——————————————————————————————————————-
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HA&CO
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, Tư vấn Kế toán – Thuế Trọn gói giá rẻ.
Website: https://thanhlapdnhaco.com
Hotline: IB / Zalo /SMS /CALL: 0865.856.145/ 098.435.1235 ( Ms. Huyền)
Số 3 ngõ 58 Đường Phú Vinh – Phú Vinh – An Khánh – Hoài Đức – Hà Nội
