Chữ ký số

Chữ ký số là một hình thức xác thực và bảo mật điện tử, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể chối cãi của một thông điệp hoặc tài liệu điện tử. Chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch điện tử, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính, pháp lý, và thương mại điện tử.

Dưới đây là một số điểm quan trọng về chữ ký số:

Nội dung chính

1. Chữ ký số là gì?

2. Đặc điểm của chữ ký số

3. Đối tượng sử dụng chữ ký số

4. Thành phần của chữ ký số

5. Các loại chữ ký số hiện nay

6. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

7. Các thông tin doanh nghiệp được chữ ký số mã hóa

8. Các lưu ý khi sử dụng chữ ký số

9. Giải pháp chữ ký số cho doanh nghiệp của bạn

1. Chữ ký số là gì?

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

(Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

Bên cạnh đó, nếu hiểu theo tính ứng dụng thì chữ ký số được hiểu là một loại chữ ký điện tử. Chữ ký này sẽ thay thế hoàn toàn chữ ký thường bằng tay và sử dụng trên các thiết bị điện tử. Từ đó có thể hiểu vai trò của chữ ký số được hiểu như là một chữ ký tay của cá nhân hay một con dấu của cơ quan, doanh nghiệp. Khi sử dụng chữ ký số, cá nhân, cơ quan, doanh nghiệp sẽ được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Tiêu biểu một số giao dịch như ký kê khai thuế, thuê hợp đồng điện tử, giao dịch tài chính,…

Một chữ ký cá nhân thường bao gồm các thông tin sau:

Tên của cá nhân: Là chủ thể của chứng thư số (Digital Certificate) đã đăng ký.
Tên của công ty cung cấp dịch vụ chữ ký: Là công ty hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Hình 1. Minh họa dễ hiểu về chữ ký số

2. Đặc điểm của chữ ký số

Trước khi sử dụng hệ thống chữ ký số, người dùng nên nắm rõ 4 đặc điểm chính dưới đây của loại chữ ký này:

Tính xác thực: Chữ ký số xác nhận rằng một tài liệu hoặc thông điệp điện tử đã được ký bởi một cá nhân hoặc tổ chức cụ thể. Việc sử dụng khóa riêng của người ký giúp đảm bảo rằng chỉ người sở hữu khóa đó mới có thể ký tài liệu, do đó xác thực người ký.

Tính bảo mật: Chữ ký số sử dụng các thuật toán mã hóa mạnh như RSA, DSA, hoặc ECDSA để tạo chữ ký. Các thuật toán này đảm bảo rằng chữ ký không thể bị giả mạo hoặc sao chép. Hệ thống chữ ký số còn yêu cầu các chứng thực và cơ sở hạ tầng bảo mật vững mạnh, giúp ngăn chặn các cuộc tấn công mạng.

Tính toàn vẹn: hữ ký số giúp bảo vệ tài liệu khỏi sự thay đổi hoặc sửa đổi sau khi đã ký. Mỗi chữ ký số được tạo ra từ một giá trị băm (hash) của tài liệu gốc. Nếu tài liệu bị thay đổi sau khi ký, giá trị băm sẽ không khớp, từ đó nhận ra sự thay đổi và không hợp lệ.
Tính chống chối bỏ: Một khi tài liệu đã được ký bằng chữ ký số, người ký không thể phủ nhận việc ký kết tài liệu đó. Điều này đảm bảo rằng người ký phải chịu trách nhiệm về hành động của mình, giúp tránh việc phủ nhận sau này.

Hình 2. Tính bảo mật, xác thực của Chữ ký số

3. Đối tượng sử dụng chữ ký số

Chữ ký số hiện nay được sử dụng rộng rãi bởi cả cá nhân, tổ chức và các cá nhân thuộc doanh nghiệp/tổ chức, cụ thể như sau:

Chữ ký số cho cá nhân: Dùng để khai nộp thuế thu nhập cá nhân, ký các văn bản, tài liệu và tham gia các giao dịch trực tuyến.

Chữ ký số cho cá nhân thuộc doanh nghiệp/tổ chức: Dùng để khai báo tại trang đăng ký kinh doanh hoặc ký các hợp đồng lao động với đơn vị sử dụng lao động,… Đối tượng cụ thể cần sử dụng là giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, kế toán trưởng, nhân viên trong tổ chức,…

Chữ ký số cho doanh nghiệp và tổ chức: Dùng để kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký BHXH và khai nộp thuế hải quan. Ngoài ra, chữ ký từ xa được sử dụng trong việc ký các văn bản nội bộ của tổ chức, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn trong các giao dịch tài chính.

4. Thành phần của chữ ký số

Chữ ký số được phát triển từ thuật toán RSA – thuật toán tạo ra mật mã mã khóa công khai, bao gồm hệ thống một cặp khóa không đối xứng (Khóa công khai và khóa bí mật). Trong đó có 5 thành phần chính như sau:

Khóa bí mật (Private Key): Được sử dụng để tạo ra chữ ký số.

Khóa công khai (Public Key): Có chức năng thẩm định chữ ký và xác thực người dùng, được tạo từ các khóa bí mật tương ứng.

Người ký: Cá nhân sử dụng khóa bí mật để ký một số tài liệu, văn bản, hóa đơn điện tử dưới danh nghĩa của mình.

Người nhận: Tổ chức hoặc cá nhân nhận được chữ ký số và sử dụng chứng thư số để kiểm tra chữ ký số rồi tiến hành các hợp đồng, giao dịch liên quan.

Ký số: Đưa khóa bí mật vào phần mềm tự động để tạo chữ ký số và gắn vào một thông điệp dữ liệu mong muốn.

5. Các loại chữ ký số hiện nay

Thông thường, chữ ký số được phân loại thành 4 loại phổ biến nhất, bao gồm:

USB Token

USB Token là loại chữ ký số được nhiều người dùng nhất hiện nay. USB Token cần có thiết bị phần cứng tích hợp để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin về doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân.

Người dùng ký số bằng USB Token chỉ cần cắm USB vào máy tính, đăng nhập và ký trực tiếp trên tài liệu điện tử. Toàn bộ thông tin của tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ được mã hóa trong USB Token. Khi đăng ký sử dụng, mỗi đơn vị sẽ được cấp một cặp khóa (Key Pairs) gồm khóa bí mật (Private Key), khóa công khai (Public Key).

ƯU ĐIỂM

NHƯỢC ĐIỂM

– Bảo mật cao.

– Dễ dàng sử dụng.

– Giá thành hợp lý.

– Lưu trữ lớn và cập nhật nhanh.

– Xử lý thông tin với tốc độ cao, hỗ trợ dữ liệu lên tới 32 bit.

– Phải kết nối với máy tính mới thực hiện được các thao tác ký số.

– Nếu máy tính gặp lỗi, USB Token không thể sử dụng.

– Chỉ phụ thuộc vào một Token, không thể phân quyền cho người dùng.

Smart Card

SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM điện thoại do các nhà mạng phát triển. Nó giúp người dùng có thể sử dụng chữ ký điện tử trên thiết bị di động. Tuy nhiên, SmartCard còn hạn chế vì phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng ở ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng đó thì không thể ký được.

HSM

HSM (Hardware Security Module) sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng trong việc truyền nhận, xử lý lệnh ký số. Chúng giống một card PCI được cắm vào máy tính hoặc thiết bị phần cứng kết nối mạng, giúp quản lý và bảo vệ các cặp khóa chứa chứng thư số của các ứng dụng xử lý mật mã.

ƯU ĐIỂM

NHƯỢC ĐIỂM

– Khả năng xác thực thông tin ký số nhanh chóng và chính xác.

– Mang tính pháp lý cao.

– Áp dụng cho số lượng ký lớn trong giao dịch lớn.

– Có thể dùng mọi lúc, mọi nơi, linh hoạt trong mọi trường hợp.

– Tính bảo mật khá cao.

– Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, văn bản điện tử.

– Khó kiểm soát hết các luồng giao dịch khi sử dụng

– Phụ thuộc vào tài khoản, mã OTP, username và password

– Có thời hạn sử dụng nhất định.

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature) có công nghệ và tính năng ứng dụng rất cao. Dựa vào việc sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số, chữ ký này khắc phục hoàn toàn nhược điểm của các loại chữ ký khác. Điều này cho phép hoạt động ký số có thể thực hiện ở mọi thiết bị điện tử, mọi nơi và mọi lúc. Có thể nói trong các loại chữ ký điện tử hiện nay, chữ ký số từ xa chính là hình thức ký kết tiện lợi nhất.

ƯU ĐIỂM

NHƯỢC ĐIỂM

– Tốc độ ký nhanh và linh hoạt.

– Đảm bảo về mặt an toàn và pháp lý.

– Không cần phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng.

– Yêu cầu đường truyền mạng đạt chất lượng ổn định để không làm gián đoạn quá trình ký số

6. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số

Bảo mật thông tin

Mỗi chữ ký đại diện cho một chủ thể duy nhất (cá nhân hoặc tổ chức). Tại thời điểm ký kết đó, chỉ người ký mới được giữ khóa bí mật. Điều này hạn chế tối đa tình trạng chữ ký bị sử dụng trái phép. Văn bản hoặc hợp đồng điện tử sẽ luôn được bảo mật tốt vì chỉ người ký biết thông tin có trong tài liệu đó.

Ngăn chặn các tình trạng mạo danh chữ ký

Chữ ký số tố xa rất khó bị giả mạo. Dạng chữ ký này bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật tương đương với mật khẩu đăng nhập, chỉ người sử dụng chữ ký mới có quyền biết. Khóa công khai tương ứng với chứng thư số, hỗ trợ quá trình xác thực danh tính của người ký.

Hỗ trợ xác định nguồn gốc hợp đồng

Loại chữ ký này giúp xác định thời điểm ký kết và chủ thể tham gia giao kết hợp đồng. Dữ liệu liên quan đến hoạt động ký kết có trên hệ thống quản lý của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký. Chữ ký số giúp đảm bảo lợi ích cho từng bên trong quá trình phân xử tranh chấp.

Tiết kiệm thời gian cho các bên

Sử dụng chữ ký điện tử giúp cá nhân/tổ chức không cần phải in ấn văn bản và đến nơi ký kết trực tiếp. Qua thiết bị có kết nối Internet cùng tài khoản đã đăng ký với đơn vị chứng thực điện tử, doanh nghiệp có thể ký kết các văn bản điện tử ở bất kỳ đâu để tiết kiệm thời gian.

7. Các thông tin doanh nghiệp được chữ ký số mã hóa

Trong chữ ký số thường chứa các thông tin như sau:

Tên của doanh nghiệp gồm tên và mã số thuế

Số seri của chứng thư số

Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

Tên của tổ chức chứng thực chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử của tổ chức chứng thực

Các hạn chế về phạm vi, mục đích sử dụng của chứng thư số

Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông

8. Các lưu ý khi sử dụng chữ ký số

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà các doanh nghiệp/tổ chức cần ghi nhớ khi sử dụng hệ thống chữ ký số:

Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số cá nhân có giấy phép của Nhà nước

Đây là yếu tố đầu tiên cũng là quan trọng nhất đánh giá mức độ uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số. Để tiến hành cung cấp dịch vụ cho người dùng, đơn vị bắt buộc phải đáp ứng được các điều kiện theo quy định của pháp luật và được cấp phép hoạt động bởi các cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Hiện nay tại Việt Nam, FPT IS, VNPT, Viettel, BKAV,.. là một số đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số.

Không được tiết lộ khóa bí mật cho bất cứ ai

Khóa bí mật chỉ được dùng khi tạo chữ ký số trên văn bản/tài liệu điện tử. Để tránh việc người khác sử dụng trái phép, cá nhân hoặc tổ chức cần bảo mật thông tin và không đăng nhập trên thiết bị lạ.

Thông báo ngay cho đơn vị cung cấp chữ ký số khi có nguy cơ mất hoặc hỏng thiết bị lưu khóa bị mật hay khi nghi ngờ thông tin mã bí mật bị rò rỉ.

Đổi mật khẩu mặc định

Thông thường, mật khẩu mặc định thường rất dễ đoán. Trước khi sử dụng chữ ký số, hãy đổi mật khẩu hoặc mã PIN để bảo mật tài khoản.

Chú ý gia hạn theo định kỳ

Người dùng nên thường xuyên đăng nhập vào tài khoản và kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký để không bị gián đoạn trong quá trình sử dụng.

9. Giải pháp chữ ký số cho doanh nghiệp của bạn

Chữ ký số là giải pháp hoàn hảo để bảo mật và xác thực các giao dịch điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Hãy để Ha&Co đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình sử dụng!!