Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một thủ tục pháp lý quan trọng. Dưới đây là những thông tin cần thiết để bạn thực hiện đúng quy trình và tuân thủ quy định pháp luật.
1. Cơ sở pháp lý
Luật Doanh nghiệp 2020
Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Luật Quản lý thuế 2019
Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký thuế
2. Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc chính, có địa chỉ rõ ràng bao gồm:
– Số nhà
– Tên đường
– Phường/xã
– Quận/huyện
– Tỉnh/thành phố
Lưu ý: Trụ sở chính không được đặt tại nhà tập thể hoặc chung cư có chức năng ở.
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính có thể ảnh hưởng đến các yếu tố pháp lý như mã số thuế, con dấu, hóa đơn điện tử.
3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
– Biên bản họp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần).
– Quyết định của chủ sở hữu/công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
– Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
– Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
4. Hồ sơ thuế
Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý:
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục chốt thuế với cơ quan thuế cũ.
Nộp hồ sơ chuyển đổi thông tin tại cơ quan thuế mới.
Mẫu biểu cần sử dụng: Mẫu 08-MST (Thông tư 105/2020/TT-BTC).
5. Con dấu doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp có thay đổi thông tin địa chỉ trên con dấu:
Tiến hành khắc con dấu mới.
Thông báo mẫu con dấu mới với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Nếu không thay đổi thông tin địa chỉ trên con dấu, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp tục sử dụng con dấu cũ.
6. Hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn điện tử.
Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn với cơ quan thuế quản lý qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
7. Hóa đơn VAT
Nếu hóa đơn VAT đã phát hành còn sử dụng: Thực hiện thông báo điều chỉnh thông tin trên hóa đơn với cơ quan thuế.
Nếu không sử dụng hóa đơn cũ: Làm thủ tục hủy hóa đơn cũ và phát hành hóa đơn mới theo địa chỉ mới.
8. Lưu ý
Việc thay đổi địa chỉ cần thực hiện đồng bộ tại các cơ quan quản lý để tránh sai sót.
Doanh nghiệp nên thực hiện đúng thời hạn theo quy định, tránh bị phạt hành chính.
Lưu ý các thay đổi liên quan đến hợp đồng, giấy phép con (nếu có).
Trên đây là hướng dẫn cơ bản về thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm ý kiến từ các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. Hoặc liên hệ Ha&Co để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói nhé.
